Koronapandemia on lisännyt etätyöskentelyä myös Alajärven kaupungin organisaatiossa. Alajärven kaupunki on hyödyntänyt etätyöskentelyolosuhteita keräämällä ajankohtaista tietoa etätyön sujuvuudesta erilaisilla kyselyillä. Aiemmin olemme uutisoineet sivuillamme sivistystoimen laatimasta kyselystä etäopetuksessa olevien lasten huoltajille ja etäopetusta toteuttavalle opetushenkilöstölle. Samanaikaisesti Alajärven kaupungin viestinnässä on tehty työntekijöille ja esimiehille suunnattu organisaation sisäinen kysely etätyöskentelyn sujuvuudesta.
Kysely kosketti Alajärven kaupungin työntekijöitä, joiden normaaliin työnkuvaan kuuluu etätyö sekä niitä, jotka koronaepidemian vuoksi siirtyivät etätyöhän. Kysely lähetettiin kaikkiin hallintokuntiin.
Sisäisen kyselyn tulosten avulla on tarkoitus kehittää organisaation sisällä viestintää ja viestinnän työkaluja sekä parantaa etätyöskentelyolosuhteita. Kysely toteutettiin ajalla 22-29.4.2020 ja siihen vastasi anonyymisti 134 etätyötä kokonaan tai osittain tekevää työntekijää.
Laajan kyselyn avulla kartoitettiin viestintää ja yhteydenpitoa, laitteita ja tekniikkaa sekä tietoturvan huomioimista ja IT-tuen ja työnohjauksen määrää. Lisäksi selvitettiin suhtautumista etätyöhön työn mielekkyyden ja stressaavuuden osalta sekä halukkuutta tehdä etätöitä myös tulevaisuudessa. Lisäksi kartoitettiin etätyön sujuvuutta, tehokkuutta ja vireysajankohtaa sekä ajankäyttöön liittyviä asioita kuten tauot, työpäivän pituus ja rytmittäminen. Paljon kartoitettiin etätyöhön liittyviä haasteita ja positiivisia puolia. Lisäksi tarkastelussa oli työympäristö ja työrauha. Vastaajilla oli mahdollisuus antaa myös sanallista palautetta ja kehitysideoita tulevaisuuden etätyön varalle. Kaupungin viestintäsuunnittelija on käynyt tulokset läpi ja laatinut hallintokuntien esimiehille raportin tuloksista 8.5.2020. Tuloksissa tulee jatkokäsittelyssä huomioida koronaepidemiasta aiheutuneet poikkeukselliset olosuhteet.
Etätyö on varsin uutta Alajärven kaupungin työntekijöille
Vastanneista yli 90% työskentelee sivistystoimialalla sekä perusturvassa. Eniten työskentelee opetustoimialalla sekä toimistotehtävissä. Kyselystä selviää, että etätyö on varsin uutta Alajärven kaupungin työntekijöille, sillä 79,1 prosenttia ilmoitti tekevänsä etätyötä nyt ensimmäisen kerran (106 vastaajaa 134:stä), mikä on huomionarvoinen asia. Etätyöskentely on sujunut vastaajilla hyvin ja apua on ollut kiitettävästi saatavilla niin esimieheltä kuin IT-asioissakin. Työvälineiden osalta tilanne oli suurimmaksi osaksi hyvä, joidenkin kohdalla esiintyi toive paremmista työvälineistä ja verkkoyhteyksistä. Sen sijaan parempaa ohjeistusta ja koulutusta etäyhteyksien käyttöön kaivattiin yleisesti lisää. Livekommunikoinnin välineitä työntekijöillä on käytössä runsaasti. Eniten (79,1%) livekommunikoinnissa oli käytössä WhatsApp (johon kuuluu sekä viestit että videopuhelut). Lisäksi käytössä oli Meets, Teams, Skype, Zoom ja pieni prosentti löytyi myös ”livestreamin” käyttäjiä. Lisäksi opetusalalla on käytössä myös muita sovelluksia ja ohjelmia. Ajankäytön osalta liki puolella vastaajista etätyön ja tavallisen työpäivän kestolla ja työskentelyn ajankohdalla ei vaikuttanut olevan eroa. Monella kuitenkin työpäivä venyy iltaan ja työn rytmittäminen koettiin toisinaan hankalaksi. Toisaalta etätyöskentelyn koettiin tarjoavan joustavuutta ja säästävän aikaa (ja rahaa) työmatkojen jäädessä pois. Viestintään ja viestinnän työkaluihin liittyen perinteinen sähköposti on yhteydenpitovälineenä esimiehen ja työntekijän välillä edelleen ykkönen. Paljon käytetään myös WhatsApp:ia ja tekstiviestejä ja jonkin verran yhteydenpidosta tapahtuu perinteisesti puhelimessa, vaikka paljon yhteydenpidosta tapahtuu myös muun muassa Teams:in välityksellä.
Etätyöskentely on tulosten valossa todella tehokasta
Tehokkuuden osalta kyselyn tulokset ovat loistavat. Jopa 80,5% vastaajista on kokenut olevansa erityisen tehokas tai hyvin tehokas ja aikaansaava. Tehokkuuden kannalta vireystila on koettu enemmistön osalta parhaimmaksi aamusta ja aamupäivästä. Suurimmalla osalla on kotona erillinen työpiste ja hyvä työrauha. Työn stressaavuuden osalta vastaukset jakautuivat tasaisesti molempiin ääripäihin. Puolet kokivat etätyön stressaavaksi ja toinen puolisko ei kokenut etätyötä lainkaan stressaavana. Stressiä lisäsi työn kuormittavuuden kasvu esimerkiksi uusien työtapojen opettelun myötä. Etätyöhön tunnutaan paljolti suhtautuvan melko neutraalisti. Toisaalta suurin osa tunnusti pitävänsä etätyöskentelystä hyvin paljon tai todella paljon. Etätyön parhaimpien puolien osalta esille nousi parantunut työrauha, työmatkojen poisjäänti, kiireettömät aamut, kotona olo, keskeytyksettömyys, tehokkuus, joustavuus sekä kommunikoinnin ja kontaktin paraneminen joihinkin oppilaisiin.
Etätyön haasteiden ja ongelmien osalta esille nousi sosiaalisten kontaktien puuttuminen, vuorovaikutuksen ja kommunikoinnin vähyys, kontaktin saamisen vaikeus, yhteisöllisyyden ja työkavereiden kaipuu, työpäivän venyminen / työajan rajaaminen, yhteyksien ja laitteiden toimimattomuus, materiaalin puute, kasvanut työmäärä ja etukäteisvalmistelu sekä huonontunut työergonomia.
Etätyön merkitys tulee kasvamaan tulevaisuudessa
Vaikka etätyö on aiheuttanut vastaajille jonkin verran haasteita ja stressiäkin, tulosten perusteella enemmistö vastaajista olisi silti halukkaita tekemään etätyötä myös tulevaisuudessa. Eniten halukkuutta on satunnaisille päiville kuukaudessa tai muutamalle päiville viikossa.
Alajärven kaupunginjohtaja Vesa Koivusen mukaan
– Tulokset ovat lupaavia etätyöskentelymallien jatkokehittämiselle. Tulemme varmasti pohtimaan etätyöskentelyn tulevaisuuden mahdollisuuksia. Haluan myös välittää Alajärven kaupungin henkilökunnalle suuret kiitokset etätyöskentelyyn siirtymisestä nopealla aikataululla koronakriisin alkamisen yhteydessä.